Qual è il segreto della gestione delle priorità e del proprio tempo?

“Il segreto non è gestire le priorità sulla base dei vostri impegni, ma gestire gli impegni sulla base delle vostre priorità”.
Quante volte ti trovi a fine giornata esausto perché trascinato in un vortice di attività lavorative tutte urgenti, alle quali sembra di non poter dire di no? Quante volte ti trovi a pensare che ci vorrebbero giornate di 48 ore?

In coaching molti clienti mi raccontano di sentirsi trascinati in un vortice di attività lavorative tali che arrivano a sera con la sensazione di aver lavorato sempre in urgenza o addirittura di aver concluso poco o nulla nella giornata.
Alcuni di loro raccontano di accorgersi di avere poco tempo per le loro passioni personali, per il partner, per la famiglia e di sentirsi frustrati.
E così dico loro che:
“Il segreto non è gestire le priorità sulla base dei vostri impegni, ma gestire gli impegni sulla base delle vostre priorità”.

Nello spiegare questa ricetta, amo riportare questo prezioso racconto.

“Un anziano professore tenne un corso sulla pianificazione del tempo ad un gruppo di dirigenti.
Il professore li guardò uno ad uno e poi disse: “Adesso faremo un esperimento”.
Da sotto il tavolo estrasse un grosso recipiente di vetro. Lo mostrò ai dirigenti e lo posò sul tavolo. Poi tirò fuori una dozzina di sassi e, lentamente, uno alla volta li pose all’interno del recipiente. Quando fu pieno, di modo che non era più possibile aggiungerci un altro sasso, domandò: “Questo vaso è pieno?”
Tutti risposero di sì.
Il professore attese un attimo e poi aggiunse: “Veramente?”. Non fece in tempo a terminare la domanda che estrasse da sotto il tavolo un altro contenitore pieno di ghiaia. Versò i sassolini nel grosso recipiente e scuotendolo i dirigenti osservarono come la ghiaia andasse a occupare gli spazi vuoti tra i grossi ciottoli.
Il professore a quel punto osservò nuovamente i dirigenti e le loro facce incuriosite. “Adesso è pieno?”, chiese.
Uno dei dirigenti rispose: “Probabilmente no…”. “Bene” aggiunse il professore. Prese un secchiello di sabbia da sotto il tavolo e con delicatezza lo versò andando a colmare gli interstizi tra i grossi sassi e la ghiaia.
Il professore a quel punto domandò ancora una volta: “Questo vaso è pieno?”“No” risposero questa volta con sicurezza i dirigenti. Il professore li guardò ancora una volta e avvicinò a sé la brocca d’acqua situata sul tavolo dei dirigenti. La versò nel grosso vaso aggiungendola quindi ai grossi sassi, alla ghiaia e alla sabbia.
L’anziano professore alzò allora gli occhi verso il gruppo e domandò: “Quale grande verità ci dimostra questo esperimento?”
Uno tra i più coraggiosi disse: “Dimostra che anche quando si crede che la nostra agenda sia completamente piena, possiamo aggiungere altri appuntamenti, altre cose da fare.”
“No”, rispose il professore, “Non è questo. La verità è che se non mettiamo per primi i sassi più grossi, non ce li faremo entrare mai”.
Ci fu un profondo silenzio mentre ognuno dei dirigenti prendeva consapevolezza di quell’affermazione. Il professore allora aggiunse:
“Quali sono i sassi più grossi della vostra vita? La nostra salute? Il nostro partner? I nostri figli? Le nostre amicizie? Un progetto che vogliamo realizzare? Imparare? …
Ricordiamoci di mettere per primi nella propria vita i sassi più grossi perché non saremo in grado di aggiungerli in un secondo momento.
Quali sono le grandi pietre della mia vita?
Posiamo quelle per prime nel nostro vaso“